Privacy verklaring

Privacyverklaring van LUUM Notarissen B.V. te Huissen (versie 2023.1).

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: LUUM Notarissen

Adres: Julianastraat 2a

Postcode / Plaats: 6851 KK Huissen

Contactpersoon: mr. B.A.M. van Elst

e-mailadres: vanelst@luum.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doeleinden:

het uitvoeren van adviesopdrachten of andere opdrachten en/of diensten; en/of
om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; en/of
de doeleinden waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw persoonsgegevens worden zonder uw toestemming niet voor andere doeleinden verwerkt.

Uw persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere (advies)opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt waarin uw persoonsgegevens worden verwerkt, moet de notaris (en al zijn medewerkers) zich aan wettelijke regels houden welke invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens.

De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt het volgende.

De verwerking (opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan en verstrekken) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden.

Het informeren van derden op verzoek van een cliënt.
Het uitvoeren van een opdracht op verzoek van een cliënt.
Het verschaffen van kenbaarheid van gegevens welke bij wet is verplicht.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende (kunnen) zijn.

Openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister.
Een makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.
Een echtgeno(o)t(e) of partner.
Een schenker of begiftigde.
Een testateur of testatrice.
Een mede-erfgenaam.
Een (mede-)aandeelhouder.
Een (mede-)bestuurslid van een rechtspersoon.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
De belastingdienst.
Registerhouders, zoals bijvoorbeeld Kadaster en Kamer van Koophandel.
(Mede-)partijen bij notariële akten.
Door uw aangewezen adviseurs, zoals bijvoorbeeld makelaars, hypotheekadviseurs accountants, ect.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie, behoudens voor zover een partij en/of adviseur die direct is betrokken bij een door ons kantoor uitgevoerde werkzaamheid buiten de EU is gevestigd of een internationale organisatie betreft.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er echter een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van een door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag per e-mail via vanelst@luum.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

LUUM Notarissen B.V.

Januari 2023